Vivimos en una época paradójica tenemos cada vez más máquinas, dispositivos y herramientas físicas y virtuales a nuestra disposición para mejorar nuestra calidad de vida y sin embargo no tenemos el tiempo para terminar todas nuestras actividades
Tenemos cientos de proyectos pero siempre nos quejamos de que no existe el tiempo para realizarlos sin embargo hay una solución.
Te presentaré un resumen del libro “Organízate con Eficacia” de David Allen, en donde descubrirás el Método GTD que viene de la expresión en inglés del Método (Getting Things Done), este poderoso método te ayudará a organizar tu tiempo a planear tus actividades pero en general a ser mucho más productivo y terminar todos tus proyectos metas y objetivos de manera eficaz.
Muchas veces nos encontramos muy abrumados con todo lo que pasa a nuestro alrededor, pasan demasiadas cosas en nuestra vida y sentimos la necesidad de poner atención a cada una de ellas.
Nuestra alimentación
Nuestra familia
Nuestros proyectos
Nuestro trabajo
Nuestras finanzas y
Nuestra pareja
Hay demasiadas cosas llegamos a un punto en donde nos sentimos muy agobiados por todo esto y aquí es cuando comienza a llegar el Estrés a nuestra vida.
Nuestra Productividad desaparece empezamos a procrastinar y a perder el tiempo o por el contrario a preocuparnos demasiado por todo.
¿Cómo ser productivo sin estresarse? es la pregunta fundamental que vamos a responder a continuación. Analizando cada punto y estableciendo este Método en tu propia vida podrás reorganizar tus ideas y tus objetivos lo que te ayudará a terminar de manera más efectiva esas pequeñas tareas que tienes normalmente, pero también te ayudará a estructurar esos gigantescos sueños que has postergado por falta de tiempo.
Empecemos con los 3 grandes pilares que sostienen esta metodología
- El primer punto es entender que el Cerebro no es para almacenar.
Tenemos la idea de que nuestro cerebro es una gran bodega en donde podemos guardar toda la información que queramos nombres y pendientes y podemos acceder a estos datos cuando sean necesarios, sin embargo esta idea es Falsa.
El Cerebro está diseñado para Crear ideas y para adaptarse a las situaciones, no para almacenar conceptos y guardarlos para toda la vida. Confiar en que nuestro cerebro es una base de almacenamiento es peligroso. Como seres humanos no estamos diseñados para recordar cada pequeño elemento que necesitamos.
Observa estos números durante 5 segundos y trata de recordarlos
Los recuerdas si hiciste el esfuerzo consciente de recordarlos probablemente los hayas memorizado sin problemas pero te acordarás de ellos, en dos horas, en dos días, en dos años, lo más seguro es que no. Lo mismo pasa con toda la información que te rodea, las aplicaciones como Drive, están diseñadas para eso mismo para que puedas regresar a la información (Vídeos, Imágenes y Documentos) cuando lo necesites y no tengas que depender de la capacidad del cerebro para almacenar todos estos conceptos.
Hoy en día tenemos las herramientas necesarias para almacenar todas las ideas que nos importan por ejemplo para mis tareas diarias utilizo una App llamada Keep notes esta aplicación nos permite preparar todas las actividades que tengo que hacer en el dia o la semana sin depender de que mi Cerebro tenga que recordar todas ellas.
En conclusión lo que tienes que hacer es buscar un sistema que te funcione en donde descargues toda la información que llegue a tu cerebro y la plasmas en un lugar específicamente diseñado para almacenar esas ideas, puede ser desde una libreta hasta una aplicación, lo más importante estar consciente de que tu cerebro está diseñado para crear ideas y no para almacenarlas
- El segundo punto es tener una mente enfocada.
Si quieres ser más organizado primero tienes que darte cuenta de que tu mente puede ser muy dispersa al realizar varias tareas de manera simultánea, esto afecta mucho tu productividad.
Para poder actuar de manera eficaz debes estar completamente enfocado en la actividad que está enfrente de ti, esto significa suprimir todas las distracciones al momento de comprometerte con una tarea por ejemplo imagina que tienes que entregar un trabajo para mañana y si al mismo tiempo estás entretenido en redes sociales, contestando mensajes, viendo vídeos y escuchando música, este trabajo te tomará 4 horas para terminarlo.
En cambio si te comprometes 100% y estableces una conexión sin interrupciones con esta tarea podrás acabarla en 1 hora y luego podras dedicarle el resto de la tarde a lo que tú quieras.
Tenemos la pésima costumbre de hacer múltiples cosas a la vez y esta manera de pensar y actuar puede ser muy peligrosa para tu productividad. Comienza a desarrollar una mente enfocada que se centre, como un rayo láser, sobre las tareas y proyectos que quieres terminar.
- El tercer punto es establecer tiempos dedicados.
Debes tener tus ideas y tareas almacenadas en una libreta o una aplicación y tener una mentalidad dispuesta a enfocarse 100% en la actividad. El punto es planificar horarios.
Suele pasar que estamos trabajando en un proyecto y de repente nos llega un mensaje al teléfono, lo leemos y éste nos lleva a ver un vídeo luego, ese vídeo nos dirige a leer un artículo y sin darnos cuenta pasamos 30 minutos navegando por redes sociales, cuando te das cuenta olvidaste por completo el proyecto en el que estabas trabajando.
Si no tenemos un horario bien definido es muy fácil que nos pase esto.
Este tipo de comportamiento va a destruir por completo nuestra confianza, vamos a empezar a procrastinar, dejando las tareas para después.
La falta de Planeación va a afectar nuestra disciplina. Para incrementar nuestra productividad tenemos que establecer tiempos dedicados y apegarnos a ellos. Por ejemplo si te comprometes a trabajar de 6 a 7 en un proyecto, se debe estar presente durante esa hora, completamente dedicado a esa actividad.
Hay muchas ideas que van a buscar introducirse durante ese tiempo, tus amigos, tus gustos, pero date cuenta que durante esa hora, todo lo que esté por fuera del Objetivo es una distracción. Si planeas trabajar durante una hora en tu proyecto tienes que tratar a esa hora, como una hora sagrada, completamente libre de distracciones.
Empieza a establecer tiempos dedicados en tu vida, pueden ser dedicados a tu trabajo, a tu familia, a tus pasiones, o a tu salud, pero durante esos tiempos dedicados enfócate exclusivamente en esos objetivos, elimina toda distracción y dedícate a lo que hayas establecido.
Una vez que hayas entendido fundamentalmente estas 3 ideas ahora podrás aplicar de manera efectiva el Método GTD de este libro. Este sistema está dividido en 5 grandes etapas
- La primera etapa es Recopilar.
Aquí es donde llegan todas tus ideas, tus tareas y tus documentos. Esta bandeja de Entrada va a representar el hogar de toda la información que llegue a tu vida. Por ejemplo tus correos, tus pendientes, o tus proyectos, toda la información relevante tiene que ser recopilada en tu bandeja de entrada, para que no se pierda en tu mente, puedes utilizar una bandeja física, un archivero o una caja y dejar ahí todas tus notas o también puedes utilizar una Aplicación como Drive en tu teléfono o en tu computadora. Por ejemplo Keep notes de google. Cuando llegue nueva información relevante tu cerebro haces una nota y posteriormente las recopiladas en tu Bandeja de Entrada (Caja, Archivador o Drive)
- La segunda etapa es Procesar.
Para cada nota que recopiles hazte la siguiente pregunta ¿Esta actividad requiere de una Acción? solo habrá dos respuestas Sí o No, si la respuesta es Sí, hazte la siguiente pregunta.
¿Me tomará dos minutos o menos hacer esa acción? Si la respuesta es Sí debes realizarla en este momento, hazla de una vez y termina con ese pendiente.
Si la respuesta es No. Tienes que poner esa nota en una lista de acciones. En el siguiente paso veremos más sobre esto, un ejemplo, si tienes que contestar a un correo esta actividad te puede tomar 30 segundos hazla ya, en cambio si tienes que trabajar en esa tarea durante 30 minutos, será mejor que la programes para otro momento.
Por otro lado si la nota que estás procesando no requiere de una Acción. por ejemplo el recibo o factura de las compras que hiciste en el supermercado, entonces tienes dos opciones pregúntate ¿Te servirá en el futuro? si no te sirve la puedes desechar por completo, pero si piensas que si te servirá la puedes almacenar en una carpeta para futuras referencias.
Este proceso tienes que repetirlo con todos los documentos e información que tengas pendiente en tu Bandeja de Entrada. Al procesar la información tus actividades se irán haciendo más eficientes y tu tiempo será más productivo.
- La tercera etapa es Organizar.
Aquí es cuando empieza la magia. Tienes una lista de acciones con todos los elementos que te tomarán más de 2 minutos, ahora tienes que organizarlos dependiendo de estas 3 categorías:
- Por Proyecto,
- Por Tiempo
- Por Contexto.
Si las acciones están relacionadas con un Proyecto en desarrollo, tienen que estar agrupadas en un mismo bloque por ejemplo, si estás organizando el cumpleaños de tu mamá con toda la información relacionada a este proyecto en una misma carpeta.
Por otro lado las acciones que estén ligadas a una fecha límite o a un día en específico tienen que estar marcadas en un Calendario tienes que tener una Agenda física o en una Aplicación como Calendar y aquí vas a poner todas las acciones relacionadas a un tiempo en específico.
Y por último las acciones estén ligadas a un Contexto similar pueden ir en el mismo bloque de acciones, por ejemplo, si tienes varias tareas en casa que tienes que hacer, preparar la comida, lavar los platos, etcétera puedes ponerlas bajo el contexto de tareas en casa.
De igual manera los alimentos y productos que tienes que comprar para la semana puedes organizarlos bajo el Contexto de Compras en mercado.
Busca interconectar la información entre estas 3 categorías, por Proyecto, por Tiempo o por Contexto, para que puedas crear relaciones entre acciones constantemente hasta la siguiente pregunta. ¿Cuál es la acción siguiente? Si tienes que leer un libro pero todavía no lo tienes, primero deberías escribir la nota comprar el libro, suena evidente, pero conocer las acciones a detalle te permitirá organizarte mejor y ordenar mejor tu lista de acciones, lo que te dará la capacidad de ser mucho más productivo.
Aquí tienes que aprender a organizar tus actividades dependiendo de tu personalidad, este punto comienza a funcionar mejor, cuando está adaptado a tu forma de trabajar, recuerda ser creativo y ordena tus acciones en función a lo más relevante en tu vida.
- La cuarta etapa es Evaluar.
Esto significa que una vez por semana revises todas las tareas que tienes que hacer sobre todas las acciones que tengas en tu Agenda, ya que éstas están ligadas a un tiempo en particular, una vez que has revisado todas las acciones ligadas al Tiempo, empieza a evaluar las acciones que estén ligadas a tus Objetivos a corto plazo.
Tus Acciones son el combustible de tus resultados por lo tanto tienes que comprobar que estas acciones te están llevando a lograr tus Objetivos.
Por ejemplo, si quieres bajar de peso revisa qué acciones durante la semana están ligadas a ese objetivo.
De igual manera si quieres empezar a invertir tu dinero tus acciones se deben dirigir a conseguir ese resultado. Es muy fácil y en arroz de acciones y actividades que no estén alineados con otros objetivos y sólo nos están manteniendo ocupados programa estas revisiones de manera semanal y utilizadas para evaluar la dirección de tu vida.
5. La quinta y última etapa de esta metodología es... Hacer.
Es en este punto en donde todo tu esfuerzo vale la pena. Cuando llegues a esta etapa ya tienes una Agenda preparada con todas las Actividades que tienes que hacer y los Tiempos que necesitas conociendo los pasos que tienes que tomar, para terminar cada tarea y teniendo todas las acciones organizadas, por proyecto, por tiempo o por contexto, ahora si cuentas con las herramientas para empezar a ejecutarlas con está base
Con este sistema puedes ser mucho más eficiente con todo lo que pasa en tu vida, utiliza la intuición para saber qué acción sigue y aprende a confiar mucho más en tus decisiones.
Mientras estés realizando tus actividades, nuevos trozos de información llegarán a tu vida pero ya sabes qué hacer. Recopilarlos en tu Bandeja de Entrada requiere de una Acción si esta acción te toma menos de dos minutos, hazla ya y si te toma más tiempo debes organizarla en tu lista. si la información que llega no requiere de una Acción y es importante debes almacenarla en una carpeta para futuras referencias, si no sirve tiralá a la basura.
Esta serie de pasos permitirá que tu vida sea mucho más Productiva, podrás completar y terminar todas tus actividades a tiempo y lo mejor es que el Estrés y la Ansiedad irán desapareciendo.
Al final si estas comprometido a probar este método y aprovechar sus impresionantes beneficios, toma buenas decisiones a la hora de planificar cada día y recuerda la mentalidad que hablamos al inicio:
1 El Cerebro no es para almacenar
2 Tener una mente enfocada y
3 Establece tiempos dedicados.
Estos tres principios te darán la actitud correcta para ejecutar con éxito el Método GTD, si lo tomas en serio y lo aplicas en tu vida podrás experimentar mucho más orden y podrás realizar tus tareas, proyectos y acciones de manera más eficiente, reduciendo el caos que crea la desorganización, disfruta del proceso y comienza a establecer este poderoso sistema muchas veces.
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